Resolución del SEPE de medidas extraordinarias por COVID-19: Un pequeño empuje para la Formación en las Empresas
Es difícil escribir estos días sobre cualquier tema profesional, de manera positiva, y no tener en cuenta las desgracias que la pandemia causada por el Coronavirus está acarreándonos a nivel personal y profesional; no obstante, en este post me voy a centrar en un aspecto bueno que esta emergencia sanitaria nos ha traído en el ámbito de la Formación Programada por las Empresas.
Desde hace muchos años, las Empresas, las Entidades a las que se les encomienda la gestión de la formación y las Entidades de Formación han propuesto a las Administraciones Laborales competentes el uso de las herramientas de videoconferencia, que se vienen usando en otros ámbitos educativos desde hace más de quince años, como un método válido y alternativo a la ejecución de formaciones en modalidad presencial real, entendida como la modalidad formativa en la que existe una coincidencia espacio-temporal de alumnos y formadores, con el objeto de permitir la transmisión síncrona y participativa de conocimientos; propuestas que hasta el momento no han sido, de manera efectiva, aceptadas por la Administración, por el miedo a la falta de control sobre las mismas.
Bueno, pues ha tenido que venir esta situación de emergencia sanitaria para que cambien las cosas, aunque sea de manera excepcional y temporal. El pasado viernes 17 de abril se publicó en el BOE la Resolución de 15 de abril de 2020, del Servicio Público de Empleo Estatal, por la que se establecen, en su ámbito de gestión, medidas extraordinarias para hacer frente al impacto del COVID-19 en materia de formación profesional para el empleo en el ámbito laboral que nos trae un soplo de aire fresco para los que nos encargamos de la gestión y ejecución de las acciones formativas programadas por las empresas, ya que, entre otras, permite, el uso de estas propuestas para dar salida a la ejecución de las formaciones presenciales que se vieron paralizadas por la entrada en vigor del estado de alarma impuesto por la emergencia sanitaria causada por el COVID-19.
En este post os voy a tratar de aclarar cada uno de los aspectos que nos afectan en la iniciativa de la Formación Programada por las Empresas.
1. ¿QUÉ MEDIDAS EXTRAORDINARIAS SE DESARROLLAN?
Las medidas aportadas por esta resolución afectan a la forma en la que podemos ejecutar las acciones formativas presenciales y a los plazos legales para la comunicación de los grupos formativos.
A. Ejecución de las Acciones Formativas Presenciales:
Para recuperar la ejecución de acciones formativas en modalidad presencial, que son las que se han visto afectadas por el confinamiento, el SEPE nos ofrece las siguientes soluciones, en función del estado en el que se encuentre la ejecución de los diferentes grupos formativos de nuestro plan de formación; por ello, debemos diferenciar entre dos tipos de grupos formativos:
1. Grupos Formativos en ejecución durante la entrada en vigor del estado de alarma y que se encuentran «suspendidos».
2. Grupos Formativos cuya ejecución no ha iniciado aún y que podemos iniciar desde el lunes 20 de abril, durante el estado de alarma y una vez éste haya concluido.
– Medidas para los Grupos Formativos «Suspendidos»: para aquellas formaciones que tuvimos que incidentar en el aplicativo de FUNDAE con el motivo tipificado «Suspensión de la actividad formativa por Coronavirus», el SEPE nos ofrece dos opciones, la primera, reanudar la ejecución de las sesiones presenciales de forma convencional, una vez las medidas de distanciamiento social nos lo permitan o, la segunda, reiniciar desde el lunes 20 de abril dichas formaciones usando una modalidad presencial virtual mediante un sistema de videoconferencia, lo que denominan «Aula Virtual».
– Medidas para los Grupos Formativos «No iniciados»: para todas aquellas formaciones que aún no hemos iniciado ni notificado y que tenemos que ejecutar desde ya y hasta final de este ejercicio en modalidad presencial, el SEPE nos aporta la posibilidad de ejecutarlas mediante «Aula Virtual» o mediante la modalidad de teleformación; lo único que ocurre en el caso de la teleformación es que para que se pueda bonificar como presencial, la acción formativa debe estar contemplada como una especialidad, ejecutable en dicha modalidad, en el Catálogo de Especialidades del SEPE y la Entidad que la imparta debe estar inscrita para poder hacerlo en dicha modalidad; o en su defecto, presentar una declaración responsable. (Obviamente, esto segundo no es necesario si la formación se notifica, ejecuta y bonifica en modalidad teleformación a módulo económico de teleformación; por lo que la medida real efectiva, se reduce a la ejecución de la formación presencial a través de «Aula Virtual»).
Vamos a proceder a detallar a continuación, en el punto 2º de este post, cada una de estas opciones y qué implicaciones, en la gestión y ejecución, debemos tener en cuenta.
B. Plazos de comunicación de los Grupos Formativos:
En referencia a las comunicaciones telemáticas a través del aplicativo de FUNDAE, recogidas en el artículo 15 del Real Decreto 694/2017, de 3 de julio, los plazos temporales se acortan enormemente, de forma que:
- La notificación de inicio de un grupo formativo se acorta de los 7 días naturales, que venimos usando en la actualidad, a tan solo 2 días naturales.
- Podemos cancelar un grupo, o modificar sus fechas, horarios (*) o lugar de impartición, el día antes del inicio del periodo formativo, lo que, en situaciones normales, solo se permite hasta 4 días antes del inicio de la formación. (* ten en cuenta que en el ejercicio 2020 como novedad FUNDAE permite el cambio de horarios en el campo observaciones sin incidentar el grupo)
2. ¿CÓMO PODEMOS EJECUTAR FORMACIONES CON AULA VIRTUAL Y QUÉ DEBEMOS TENER EN CUENTA?
Para ejecutar formaciones presenciales a través de un AULA VIRTUAL ésta debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Debe ser un entorno de aprendizaje donde el tutor-formador y alumnado interactúan, de forma concurrente y en tiempo real, a través de un sistema de comunicación telemático de carácter síncrono que permita llevar a cabo un proceso de intercambio de conocimientos, mediante un sistema de comunicación bidireccional, a fin de posibilitar un aprendizaje de las personas que participan en el aula.
- Debe contar opcionalmente con un registro de conexiones que identifique, para cada acción formativa desarrollada a través de este medio, las personas participantes en el aula, así como sus fechas y tiempos de conexión. En el caso de que dicho registro no exista o no se permita su exportación, el SEPE permite la sustitución del mismo por una «Declaración Responsable» firmada por cada uno de los participantes de la sesión.
- Debe permitir la conexión, durante el tiempo de celebración de la sesión formativa, de los técnicos de seguimiento del SEPE (órganos de control de la formación); con el objeto de que puedan llevar a cabo las mismas actuaciones de seguimiento, control y evaluación de la formación, en tiempo real (ETR) que podrían realizar en una sesión presencial ejecutada en una modalidad presencial convencional. Es decir, el sistema nos debe permitir notificar a la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE) una URL (una dirección web, un enlace) a través de la cual el técnico de seguimiento puede realizar sus labores de comprobación, junto con las claves requeridas para ello.
Con estos tres requisitos podemos afirmar que, prácticamente, la totalidad de los sistemas de videoconferencia actuales, diseñados para impartir formación, son válidos y permitidos, quedando excluidos solo aquellos que no nos permitan generar el acceso para el seguimiento, con la antelación que requerimos para poder comunicarlo a FUNDAE. (Por ejemplo, las APPs que usamos en nuestros dispositivos móviles para videoconferencia instantánea, tipo skype, hangouts, facetime… no se podrían usar ya que solo nos permiten establecer esa comunicación síncrona con personas de nuestra red de contactos).
En definitiva, el SEPE ha flexibilizado mucho el uso de este tipo de herramientas, muy asentadas y usadas desde hace años por muchas compañías, para poder impartir formación presencial y de calidad en estos momentos que tan necesaria es. Ahora bien, debemos tener en cuenta dos aspectos clave:
A. TENEMOS QUE COMUNICAR CORRECTAMENTE EL USO DEL AULA VIRTUAL: para ello usaremos el apartado de «OBSERVACIONES» de la pantalla de «DENOMINACIÓN», indicando los siguientes aspectos:
- Herramienta de Aula Virtual que vamos a usar.
- Calendario y Horario específico de cada una de las sesiones presenciales que vamos a ejecutar para completar las horas de duración de la acción formativa
- Método de acceso al Aula Virtual para el seguimiento y control (enlace, usuario, contraseña…); teniendo en cuenta que si nuestro sistema genera un acceso diferente para cada sesión programada, tendremos que indicar el acceso específico de cada una de las sesiones.
- Persona, teléfono y datos de contacto (importante en caso de resolución de dudas , obtención de información o problemas de acceso).
Yo además os aconsejaría, lo que no es necesario, que indicáramos en este apartado de observaciones que en esta formación presencial nos vamos a acoger a la medida extraordinaria de impartición mediante aula virtual descrita en la Resolución de 15 de abril de 2020 del Servicio Público de Empleo Estatal.
B. TENEMOS QUE ACREDITAR LA EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN A TRAVÉS DE AULA VIRTUAL:
para ello debemos guardar en el expediente del grupo formativo la documentación acreditativa de esta formación, como en cualquier formación presencial, como mínimo tendríamos:
- Control de asistencia de las sesiones presenciales.
- Diploma de asistencia y/o aprovechamiento (según el caso) y sus correspondientes recibís.
- Cuestionarios de evaluación de la calidad
En este sentido, para recabar la firma de los participantes, en los documentos usados, el SEPE también ha abierto diferentes opciones, ya que, junto con la posibilidad de recabar físicamente la firma de los participantes en la documentación (es decir, que cada una de las personas del alumnado se imprima, firme y escanee su propia documentación), se permite, tal y como se recoge en el artículo 8 de la Resolución, la firma electrónica de las personas responsables de la formación, personas formadoras y alumnado mediante captura de firma digitalizada o con datos biométricos en cualquiera de los documentos que precisen de su firma, que tendrá que estar asociada al correspondiente N.I.F. o N.I.E. (En mi caso particular, nosotros hemos desarrollado un sistema de firma digitalizada de los participantes que permite a los docentes enviar la documentación y recabar la firma digitalizada y dejar registrada fecha, hora e incluso, geolocalización).
3. ¿QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS EMPRESAS BENEFICIARIAS PARA ACOGERSE A ESTAS MEDIDAS?
Para que las Empresas se puedan beneficiar de las medidas extraordinarias recogidas en esta resolución del SEPE tienen que mantener, durante el periodo de ejecución de los grupos formativos, la misma plantilla media que tuvieron en los seis meses previos a la entrada en vigor del estado de alarma; es decir, que no pueden realizar un número significativo de despidos improcedentes.
Por ello, como gestores de formación, debemos solicitar al Área de Personal los datos para poder calcular dicha plantilla media, por ello tomaremos el valor de plantilla indicado en los boletines de cotización a la Seguridad Social del periodo comprendido entre septiembre de 2019 y febrero de 2020, correspondiente a los seis meses anteriores a la entrada en vigor del Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo. Con estos datos obtendremos la plantilla media mínima que tenemos que mantener.
De esta forma, cuando vayamos a finalizar y, en su caso, bonificar, las formaciones presenciales acogidas a estas medidas extraordinarias que vayamos ejecutando, debemos comprobar si la plantilla media de la empresa, durante el periodo de ejecución de cada una de dichos grupos formativos, se ha mantenido o no. En caso positivo, procederemos a aplicar la bonificación y en caso de que se haya producido un descenso significativo en dicho valor, tendremos que saber que esa formación no puede estar acogida a estas medidas extraordinarias, ya que así se exige en el artículo 2 de la Resolución del SEPE de 15 de abril.
Eso sí, a la hora de obtener los valores de las plantillas medias durante el periodo de ejecución de estas formaciones presenciales, debemos tener en cuenta que en la resolución no se considera un descenso en el valor de la misma cuando las personas que cesan su relación laboral con la empresa lo hacen por las siguientes causas:
- Despidos disciplinarios considerados como procedentes
- Jubilación
- Incapacidad permanente (total, absoluta o por gran invalidez)
- Finalización del periodo de contratación
- Personal afectado por un Expediente de Regulación Temporal de Empleo (ERTE)
Básicamente, lo que el SEPE pretende con esta condición, es que las empresas que se beneficien de la bonificación de las acciones formativas acogidas a estas medidas extraordinarias no ejecuten ERES durante este periodo y se mantenga el nivel de empleo.
Espero que este post os haya ayudado a tener un poco más claro las mejoras introducidas por la resolución a la espera de que se publiquen las aclaraciones realizadas por FUNDAE y el SEPE; así como las posibles respuestas en el foro de «Los expertos responden» como hacen con otros temas.
Os comparto la presentación que he estado usando estos días en los diferentes webinarios impartidos y la Resolución del SEPE.
¡Ánimo y Fuerza!, para sacar adelante a nuestras empresas y nuestros trabajadores y trabajadoras, a través de lo que nosotros podemos aportar a la sociedad, que es la mejora continua de las competencias de los españoles y españolas mediante la formación.
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Programa Especializado en Gestión de la Formación Programada [Bonificaciones] ONLINE
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