Las Aulas Virtuales en la Formación Programada: Aclaraciones Resolución SEPE 15 de abril 2020

1. REQUISITOS DEL SISTEMA (AULA VIRTUAL):

No todos los sistemas de «comunicación síncrona» entre personas pueden ser considerados «Aulas Virtuales» en el contexto que nos ocupa, ya que debemos recordar que un aspecto muy importante de las iniciativas financiadas a través del Sistema de Formación Profesional para el Empleo en el ámbito laboral es que las acciones formativas que se ejecuten a través del mismo deben poder estar sometidas a una evaluación, seguimiento y control por parte de las Administraciones laborales competentes; por ello, para que un software de comunicación por videoconferencia pueda ser utilizado como AULA VIRTUAL debe:

1. «Contar con un mecanismo que posibilite la conexión, durante el tiempo de celebración de la clase, de los órganos de control»; es decir, debe permitir que los técnicos de seguimiento del SEPE puedan realizar actuaciones de seguimiento, control y evaluación «en tiempo real» o ETR, por lo que el sistema nos debe permitir notificar a la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE) una URL (una dirección web, un enlace) a través de la cual el técnico de seguimiento puede realizar sus labores de comprobación, junto con las claves requeridas para ello; siendo esta una condición necesaria, aunque no suficiente, para que la podamos usar.
2. También, aunque opcionalmente, tendrá que «contar con un registro de conexiones que identifique, para cada acción formativa desarrollada a través de este medio, las personas participantes en el aula, así como sus fechas y tiempos de conexión». En el caso de que dicho registro no exista o no se permita su exportación, el SEPE permite la sustitución del mismo por una «Declaración Responsable» firmada por cada uno de los participantes de la sesión.

Como comenté en mi post anterior, con estos requisitos, y sustituyendo el «registro de las conexiones» por la «declaración responsable»,  podemos afirmar que, prácticamente, la totalidad de los sistemas de videoconferencia actuales, excluyendo solo aquellos que no nos permitan generar el acceso para el seguimiento, con la antelación que requerimos para poder comunicarlo a FUNDAE (stipo kype, hangouts, facetime…), podrían usarse.

2. REQUISITOS DE LA EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN:

Al ser considerada como formación presencial, las formaciones impartidas a través de un AULA VIRTUAL tienen que cumplir con los siguientes requisitos de ejecución:

• No podemos incluir en la formación más de 30 PARTICIPANTES (sin contar con los docentes); sean o no bonificables.
• Debemos conocer por adelantado el HORARIO DE EJECUCIÓN de las sesiones que no puede ser modificado (salvo causas de fuerza mayor), ya que éste debe ser notificado a la Administración en la comunicación de inicio.
• Las formaciones que ejecutemos deben tener una DURACIÓN MÍNIMA de 2 horas; no pudiéndose bonificar fracciones de horas.
• Tenemos que custodiar la DOCUMENTACIÓN exigida de esta modalidad.
• Debemos realizar una EVALUACIÓN del APRENDIZAJE de los asistentes.

3. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN:

Como en todas las formaciones presenciales, tenemos que custodiar la siguiente documentación de cada uno de los GRUPOS FORMATIVOS que ejecutemos:

• CONTROL de ASISTENCIA de las sesiones presenciales, firmado por docentes, alumnado y responsables de formación.
• DIPLOMA de asistencia y/o aprovechamiento (según el caso) y sus correspondientes recibís.
• Cuestionarios de EVALUACIÓN de la CALIDAD.
• Resultados de la EVALUACIÓN del APRENDIZAJE.
• RECIBÍ de MATERIALES firmados por el alumnado (opcional, solo en el caso de justificar su coste).
• Planificación didáctica y metodológica.

De todos estos documentos, la ACREDITACIÓN de la ASISTENCIA de los PARTICIPANTES a las sesiones formativas la podemos realizar, según nos aclara el SEPE, por diferentes mecanismos, cada uno con sus «pros» y «contras»:

• A. REGISTRO DE CONEXIONES DEL AULA VIRTUAL: es el método preferido por el SEPE, ya que en las aclaraciones vertidas por este organismo a través del foros de «Los Expertos Responden» de FUNDAE nos lo recalcan como «aconsejable» en muchas de las preguntas (aunque no obligatorio).

Este «Registro» generado por el AULA VIRTUAL debe contar con la siguiente información: identificación de la acción formativa (código y/o denominación), datos de los participantes que se han conectado al aula (NIF, Nombre y Apellidos),  fechas de las conexiones y tiempos de conexión.

– PROS DE LOS REGISTROS: nos ahorramos recoger las firmas de los asistentes (al menos para la acreditación de la asistencia), lo que facilita la gestión de la formación si contamos con un sistema electrónico de envío y registro de los diplomas y cumplimentación de las evaluaciones de la calidad y del aprendizaje; además, es el deseado por la Administración.

– CONTRAS DE LOS REGISTROS: son muy pocas las herramientas, salvo las adaptadas para el Sistema de FPE, que cuentan de base con este tipo de registros, ya que no es interés de sus desarrolladores registrar y acreditar las conexiones de los participantes.

• B. CONTROL DE ASISTENCIA y DECLARACIÓN RESPONSABLE FIRMADOS POR DOCENTES, RESPONSABLES DE FORMACIÓN y ALUMNADO: son la alternativa al registro de las  conexiones que el SEPE nos ofrece en la Resolución del 15 de abril.

En este sentido, para recabar la firma de los participantes, en los documentos usados, el SEPE también ha abierto diferentes opciones, ya que, junto con la posibilidad de recabar físicamente la firma de los participantes en la documentación (es decir, que cada una de las personas del alumnado se imprima, firme y escanee su propia documentación), se permite, tal y como se recoge en el artículo 8 de la Resolución, la firma electrónica de las personas responsables de la formación, personas formadoras y alumnado mediante «firma electrónica» (certificado digital) o mediante captura de «firma digitalizada o con datos biométricos» en cualquiera de los documentos que precisen de su firma, que tendrá que estar asociada al correspondiente N.I.F. o N.I.E.

Para el análisis de los «pros» y «contras» de esta opción vamos a diferenciar las tres alternativas que tenemos:

B.1. FIRMA FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN:

– PROS: no necesitamos de ningún software adicional al AULA VIRTUAL, ya que enviaríamos a los participantes la documentación para que la impriman, firmen, escaneen y/o nos la envíen.

– CONTRAS: no podemos obtener la firma de los asistentes en tiempo real y se requiere un esfuerzo logístico importante para los gestores de formación, ya que necesitamos recabar la firma tanto del equipo docente, como de los participantes como del responsable de formación, para cada una de las sesiones impartidas. En este sentido, lo mejor es contar con un control de asistencia / declaración responsable individual por cada participante.

B.2. FIRMA CON CERTIFICADO DIGITAL DE LA DOCUMENTACIÓN:

– PROS: obtenemos la firma de todos los implicados de una forma más rápida; ahorrándose los implicados la necesidad de impresoras y escaners.

– CONTRAS: no todos los participantes ni miembros del equipo docente cuentan con certificado digital o en su caso, poseen conocimientos para la firma electrónica de los documentos; además no podemos obtener la firma de los asistentes en tiempo real y seguimos con el esfuerzo logístico de envío y recogida individualizada de la documentación por los gestores de formación.

B.3. FIRMA CON FIRMA DIGITALIZADA o CON DATOS BIOMÉTRICOS DE LA DOCUMENTACIÓN:

– PROS: obtenemos la firma de todos los implicados de forma sencilla y dentro de la sesión formativa, de forma controlada a través de los mismos equipos usados para asistir a la clase.

– CONTRAS: debemos contar con un sistema que permita la obtención de este tipo de firmas y adaptarlo, salvo que contemos con las herramientas de gestión adecuadas, para usarlo a este fin.

4. REQUISITOS DE LA COMUNICACIÓN:

Mientras que el aplicativo de FUNDAE no sea adaptado para la comunicación de acciones formativas presenciales impartidas mediante AULA VIRTUAL tendremos que comunicar el GRUPO FORMATIVO indicando los datos requerido a través del apartado de «OBSERVACIONES» de la pantalla de «DENOMINACIÓN», indicando los siguientes aspectos:

• Herramienta de Aula Virtual que vamos a usar.
• Calendario y Horario específico de cada una de las sesiones presenciales que vamos a ejecutar para completar las horas de duración de la acción formativa
• Método de acceso al Aula Virtual para el seguimiento y control (enlace, usuario, contraseña…); teniendo en cuenta que si nuestro sistema genera un acceso diferente para cada sesión programada, tendremos que indicar el acceso específico de cada una de las sesiones.
• Persona, teléfono y datos de contacto (importante en caso de resolución de dudas , obtención de información o problemas de acceso).

Yo además os aconsejaría, lo que no es necesario, que indicáramos en este apartado de observaciones que en esta formación presencial nos vamos a acoger a la medida extraordinaria de impartición mediante aula virtual descrita en la Resolución de 15 de abril de 2020 del Servicio Público de Empleo Estatal.

5. REQUISITOS DE LAS EMPRESAS BENEFICIARIAS:

Como explicamos en el post anterior para que las Empresas puedan ejecutar formaciones bonificables mediante aula virtual deben mantener, como mínimo, la misma plantilla media que tuvieron en los seis meses previos a la entrada en vigor del estado de alarma; es decir, la obtenida entre septiembre de 2019 y febrero de 2020. Por ello, explicamos que debemos solicitar al Área de Personal los datos para poder calcular dicha plantilla media, a partir de los boletines de cotización a la Seguridad Social de dicho periodo, obteniendo así la plantilla media mínima que tenemos que mantener.

De esta forma, cuando vayamos a finalizar y, en su caso, bonificar, las formaciones presenciales ejecutadas mediante aula virtual, debemos comprobar si la plantilla media de la empresa, durante el periodo de ejecución de cada una de dichos grupos formativos, se ha mantenido o no. En caso positivo, procederemos a aplicar la bonificación y en caso de que se haya producido un descenso, no.

Eso sí, como también explicamos, no se considera un descenso en el valor de la plantilla cuando las personas que cesan su relación laboral con la empresa lo hacen por las siguientes causas:

• Despidos disciplinarios considerados como procedentes
• Jubilación
• Incapacidad permanente (total, absoluta o por gran invalidez)
• Finalización del periodo de contratación
• Personal afectado por un Expediente de Regulación Temporal de Empleo (ERTE)

6. REQUISITOS DEL ALUMNADO:

Para que los participantes de nuestras formaciones puedan ser bonificables deben cumplir dos CONDICIONES:

• Deben COTIZAR en concepto de FORMACIÓN PROFESIONAL en la Empresa Beneficiaria (en este sentido, queda incluido el personal de la Empresa que está bajo un ERTE).
• Deben ACREDITAR su ASISTENCIA, al menos, al 75% de las horas de duración de la acción formativa.

Espero que este post os haya ayudado a tener un poco más claro cuando podemos utilizar un AULA VIRTUAL en la Formación Programada por las Empresas. (Para más aclaraciones os adjunto un enlace al encuentro del foro de «Los expertos responden» de FUNDAE referido a este tema: «El Experto Responde COVID-19»).

Os comparto la presentación que he estado usando estos días en los diferentes webinarios impartidos y la Resolución del SEPE.

¡Ánimo y Fuerza!, para sacar adelante a nuestras empresas y nuestros trabajadores y trabajadoras, a través de lo que nosotros podemos aportar a la sociedad, que es la mejora continua de las competencias de los españoles y españolas mediante la formación.