Imputación de costes en la formación programada por las empresas

Como ya comentamos en el artículo «De la formación de demanda a la formación programada por las empresas» en el artículo 10.3 del Real Decreto Ley, las empresas podrán organizar la formación de sus trabajadores por sí mismas o podrán optar por encomendarla a una entidad externa. Son las opciones que vamos a denominar como «autogestión» y «gestión externalizada». Según cuál sea el modelo de gestión seleccionado por la empresa, para una determinada acción formativa, se podrán impartir unos u otros tipos de costes.

1. Imputación de costes en el modelo de AUTOGESTIÓN.

Cuando es la propia empresa la que se gestiona su crédito (perfil de empresa bonificada en el aplicativo de la Fundación), se pueden imputar dos tipos de costes:

– COSTES DIRECTOS: son los que se requieren para la ejecución de la acción formativa, aunque algunos de ellos dependan de la modalidad formativa.

En este apartado podemos encontrar:

+ Formadores: Costes de personal (propio o externo) en labores de impartición, preparación de clases, tutorías, evaluación y seguimiento de alumnos.
+ Medios didácticos: Amortización, alquiler y arrendamiento financiero de equipos didácticos y plataformas tecnológicas utilizadas en la formación.
+ Material didáctico: Costes de personal propio en labores de elaboración y adquisición de material didáctico y bienes consumibles utilizados en el desarrollo de la formación (incluido el material de protección y seguridad).
+ Aulas: Amortización, alquiler y arrendamiento financiero de aulas y talleres utilizados en el desarrollo de la formación.
+ Seguro de accidente: Coste del seguro de accidente de participantes por su participación en la formación bonificada.
+ Transporte, manutención y alojamiento: Gastos, únicamente, de participantes y formadores (los relativos al personal de apoyo interno se deben imputar como coste indirecto).

– COSTES INDIRECTOS: son los que hasta ahora considerábamos como costes asociados, por lo que en ellos incluimos: la luz, el agua, la calefacción, la mensajería, los gastos de limpieza, vigilancia, instalaciones de apoyo…  y los costes de la tramitación administrativa de los procesos de formación a la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo.

A efectos de bonificación, la suma de los costes indirectos no podrá superar el 10% de la actividad formativa realizada y justificada.

Pero para ver cómo se ajustan y encontrar las diferencias con el modelo de «gestión externalizada» vamos a ver un ejemplo. Supongamos una empresa que dispone de un crédito de 7.400 €, el cual se autogestiona, que contrata a una empresa de formación para ejecutar una formación presencial especializada de 25 horas de duración, en la que participan 15 trabajadores, los cuales finalizan con éxito la formación.

En este ejemplo, el proveedor de formación factura a la empresa bonificada unos costes de formación por un valor de 3.750,00 € (costes directos); por su parte, la empresa justifica una serie de costes asociados por un importe de 500,00 € (costes indirectos).

La suma de los costes directos y los costes indirectos imputados se definen como «Costes totales de la acción formativa» imputados según la empresa.

Cuando el aplicativo recalcula los costes, los costes indirectos se ajusta limitándose al 10% de los costes totales de la acción formativa imputados; en este caso, el 10% de 4.250,00 € (suma de 3.750 € y 500 €). Por lo tanto, 425,00 €.

Una vez ajustados los costes, la empresa se podrá bonificar, como máximo, la menor de las siguientes tres cantidades:

– Crédito disponible en el momento de realizar la finalización de la formación.

– Coste Máximo Bonificable del grupo formativo: Módulo económico x nº de horas x nº de participantes aptos.

– Coste total ajustado de la acción formativa: suma de los costes directos imputados y de los indirectos ajustados.

En este caso, la menor de las tres es el coste total ajustado (4.175,00 €) que es lo que la empresa se ha imputado como cantidad bonificada, según vemos en la captura de la pantalla de costes que se muestra a continuación:

2. Imputación de costes en el modelo de GESTIÓN EXTERNALIZADA.

Cuando la empresa decide derivar la responsabilidad de la gestión de su formación en una entidad especializada, además de los dos tipos de costes que ya hemos comentado, se puede imputar un tercer tipo de coste: el coste de gestión, descrito en el artículo 8.3 del RDL 4/2015: «Por su parte, se podrán financiar los costes de organización en la formación programada por las empresas siempre que estas encomienden la organización de la formación a una entidad externa conforme a lo previsto en el artículo 13. Estos costes no podrán superar el 10 por ciento del coste de la actividad formativa, si bien podrán alcanzar hasta un máximo del 15 por ciento en caso de acciones formativas dirigidas a trabajadores de empresas que cuenten con entre 6 y 9 trabajadores en plantilla, así como hasta un máximo del 20 por ciento en caso de empresas con hasta 5 trabajadores en plantilla.»

– COSTES DE GESTIÓN u ORGANIZACIÓN: son los costes atribuidos al proceso de organización, supervisión y auditoría que debe llevar a cabo la Entidad Gestora que se responsabiliza de las acciones formativas gestionadas para sus empresas clientes.

Por tanto, en el modelo de «gestión externalizada», la empresa se puede imputar tres tipos de costes: directos, indirectos y de gestión.

Los dos primeros ya hemos visto cómo se ajustan en el aplicativo. Ahora vamos a explicar qué limitaciones existen en el ajuste de los costes de gestión. Éstos se calculan como un porcentaje (10, 15 o 20%) de la menor de las dos siguientes cantidades:

– Costes totales ajustados de la acción formativa

– Coste Máximo Bonificable

Para dejarlo claro vamos a ver dos ejemplos que son una modificación del caso anterior:

Caso 1º: El Coste Máximo Bonificable es mayor que el Coste Total ajustado de la Acción Formativa.

Vamos a imaginar que la empresa del ejemplo anterior decidió solicitar a la empresa de formación que se encargara de la gestión del proceso, por lo cual el proveedor de formación le imputó 750,00 € en concepto de gestión.

En este caso, el «coste total ajustado de la acción formativa» (suma de costes directos e indirectos ajustados) asciende a 4.175,00 €. Por su parte, el «coste máximo bonificable» resultante es de 4.875,00 €. Por lo tanto, como la empresa tiene más de 10 trabajadores, el «coste de gestión ajustado» se calcula como el 10% del «coste total ajustado de la acción formativa», que es el menor de los dos. Por tanto 417,50 €.

Una vez ajustados los costes, la empresa se podrá bonificar, como máximo, la menor de las siguientes tres cantidades, que no son las mismas que en el modelo de autogestión:

– Crédito disponible en el momento de realizar la finalización de la formación.

– Coste Máximo Bonificable del grupo formativo incluyendo el porcentaje de gestión: (Módulo económico x nº de horas x nº de participantes aptos) + Porcentaje de gestión x (CMB) .

– Total de costes elegibles ajustados de la acción formativa: suma de los costes directos imputados, de los indirectos ajustados y de los de gestión ajustados.

En este caso, la menor de las tres es el total de costes elegibles ajustados (4.592,50 €) que es lo que la empresa se ha imputado como cantidad bonificada, según vemos en la captura de la pantalla de costes que se muestra a continuación y que muestra claras diferencias con la pantalla de costes anterior.

Caso 2º: El Coste Máximo Bonificable es menor que el Coste Total ajustado de la Acción Formativa.

Para emular esta situación, vamos a imaginar que la formación del ejemplo anterior solo fue finalizada por 12 de los 15 participantes, lo que cambia el «coste máximo bonificable» a 3.900,00 €, por lo que ahora éste es menor que el «coste total ajustado de la acción formativa» que ascendía a 4.175,00 €.

En este caso el «coste de gestión ajustado» se calcula como el 10% del «coste máximo bonificable», ya que es el menor de las dos. Por tanto 390,00 €.

En este ejemplo, además cambia el importe a bonificarse por la empresa, ya que la menor de las tres cantidades antes referidas (crédito disponible, coste máximo bonificable y total de costes elegibles ajustados de la acción formativa) se corresponde con el coste máximo bonificable (3.900,00 €); por ello, a la hora de imputar la cantidad bonificada, le sumamos el porcentaje de gestión permitido, en este ejemplo un 10%, por lo que la empresa se bonifica 4.290,00 € (3.900,00 € + 390,00 €). Éste cambio se debe a que la externalización de la gestión conlleva una bonificación «a mayores» al tenerse en consideración también el coste de gestión.

En resumen, cuando la empresa opta por la autogestión se imputa costes directos e indirectos, ajustándose los indirectos al 10% del coste total imputado. Por su parte, cuando se opta por la gestión externalizada, se imputan también costes de gestión, que se ajustan a partir del menor de entre el coste máximo bonificable y el coste total ajustado de la acción formativa.

Por otro lado, el importe a bonificar también es diferente, ya que en la autogestión se tienen en cuenta el crédito, el coste máximo bonificable y la suma de los costes directos imputados y los indirectos ajustados. En la gestión externalizada, las cantidades a considerar son: el crédito, el coste máximo bonificable, con el incremento correspondiente a la gestión, y la suma entre los costes directos imputados, los indirectos ajustados y los de gestión ajustados.

Espero que estos ejemplos gráficos os hayan servido de aclaración. En el próximo post os explicaré cómo ha cambiado el cálculo de la cofinanciación. Nos vemos en alguno de los cursos técnicos sobre el Real Decreto Ley que estoy impartiendo por toda España, un abrazo.